Simon van der Aa

Algemeen

artikel 1
lid 1: Het bestuur van de vereniging is verantwoordelijk voor de kennisgeving van de Statuten en reglementen aan alle leden.
lid 2: Behoudens wettelijke bepalingen en het bepaalde in de Statuten worden de interne aangelegenheden van de vereniging geregeld door dit Huishoudelijk Reglement en door de besluiten van de Algemene Ledenvergadering (verder te noemen: ALV).

artikel 2
Wijziging van het Huishoudelijk Reglement dient plaats te vinden tijdens de ALV bij volstrekte meerderheid van stemmen van het aantal aanwezige leden.

artikel 3
lid 1: De vereniging wordt bestuurd door het bestuur, welke bestaat uit:
a) de voorzitter
b) de secretaris
c) de penningmeester
d) de commissaris intern
e) de commissaris extern.
lid 2: De vereniging bestaat tenminste uit de volgende commissies:
a) de activiteitencommissie
b) de Asegacommissie
c) de buitenlandse reiscommissie
d) de symposiumcommissie
e) de pleitcommissie.
lid 3: De vereniging heeft een kascommissie.
lid 4: De vereniging heeft een Raad van Advies.
lid 5: De vereniging kent de mogelijkheid tot het oprichten van een dispuut.

artikel 4
Het verenigingsjaar start de derde woensdag van mei met de ALV en kent een duur van twaalf kalendermaanden.

artikel 5
lid 1: Leden van de vereniging dienen zich te onthouden van het in bezit hebben en/of gebruiken en/of verstrekken van verboden middelen tijdens activiteiten die verbonden zijn aan de vereniging.
lid 2: In geval van betrapping op het aanwezig hebben en/of het gebruiken en/of het verstrekken van verboden middelen tijdens een verenigingsactiviteit, kan het bestuur (niet limitatief):
a. Het lid uitsluiten van de betreffende activiteit
b. Het lid tijdelijk schorsen
c. Het lid royeren

Algemene Ledenvergadering

artikel 6
lid 1: Toegang tot de ALV hebben alle gewone leden, ereleden, leden van de kascommissie en leden van de Raad van Advies.
lid 2: De ALV heeft tot doel de leden te informeren over het te volgen beleid en de leden te laten beslissen over verenigingszaken.
lid 3: De voorzitter leidt de ALV. Bij diens afwezigheid leidt de secretaris de ALV. Is de secretaris afwezig dan leidt de penningmeester de ALV. Is geen van hen aanwezig dan wordt de ALV opgeschort.
lid 4: De penningmeester dient tijdens de ALV een balans en een winst- en verliesrekening te overleggen. Deze stukken dienen voorzien te zijn van een toelichting omtrent de inkomsten en uitgaven.
lid 5: Besluiten van de ALV moeten worden uitgevoerd door het bestuur.
lid 6: De ALV wordt gehouden op een door het bestuur te bepalen datum, plaats en tijd en vindt halfjaarlijks plaats.
lid 7: De secretaris is verantwoordelijk voor de oproeping van de leden, welke tenminste zeven dagen voorafgaand aan de ALV is. Bij deze oproep is de agenda toegevoegd.

artikel 7
lid 1: Leden die een onderwerp aan de agenda toegevoegd willen hebben, welke te behandelen tijdens de ALV, dienen hiervoor een schriftelijk stuk in te dienen bij de secretaris. Deze indiening kan uiterlijk plaatsvinden tot de zevende dag voor de ALV. Andere stukken liggen ter beoordeling aan de ALV.
lid 2: Elk lid heeft het recht om het woord te voeren tijdens de ALV.
lid 3: De voorzitter bewaakt de orde tijdens de ALV. Indien een lid tijdens de ALV de orde verstoort, kan hem na een waarschuwing door de voorzitter het woord worden ontnomen.
lid 4: De voorzitter heeft het recht de vergadering voor bepaalde tijd te schorsen.

artikel 8
lid 1: De secretaris maakt een verslag van de ALV dat tijdens de eerstvolgende ALV door de leden wordt vastgesteld.
lid 2: Het verslag wordt binnen drie weken na de ALV naar alle aanwezigen gestuurd.
lid 3: Het verslag is door alle leden op te vragen bij de secretaris.

Besluitvorming

artikel 9
lid 1: Voorzover de Statuten of de wet niet anders bepalen, worden alle besluiten van de ALV genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.
lid 2: Gewone leden en ereleden (nader te noemen: stemgerechtigden) hebben stemrecht.
lid 3: Tijdens een ALV zijn die leden stemgerechtigd, die fysiek aanwezig zijn en bij binnenkomst de presentielijst hebben getekend.
lid 4: Inschrijving op de aanwezigheidslijst kan geschieden totdat de voorzitter de vergadering opent, tenzij de voorzitter toestemming geeft voor latere inschrijving.
lid 5: Voordat stemming plaatsvindt, dient de voorzitter eenduidig het ter stemming gebrachte voorstel te verwoorden.
lid 6: Stemming geschiedt door de stemgerechtigden door middel van het opsteken van hun hand. De stemgerechtigde kan:
a) voor stemmen, of;
b) tegen stemmen, of;
c) blanco stemmen, of;
d) zich onthouden van stemmen.
Blanco stemmen worden geacht half voor half tegen te zijn uitgebracht. Diegenen die zich onthouden van stemmen worden niet als aanwezig beschouwd tijdens de stemming.
lid 7: De secretaris telt de stemmen tijdens de ALV.
lid 8: In het geval van staking van stemmen dient er herstemd te worden. Indien de stand van het aantal stemmen wederom gelijk is, is het desbetreffende voorstel niet aangenomen.

Bestuur

artikel 10
lid 1: Het kandidaatsbestuur wordt geselecteerd en voorgedragen door het zittende bestuur.
lid 2: Het kandidaatsbestuur wordt minimaal vier weken voor de overdracht bekend gemaakt aan de leden als bedoeld in artikel 6 lid 1 van dit Huishoudelijk Reglement.
lid 3: Leden hebben de mogelijkheid zelf een bestuur voor te dragen, indien zij de keuze van het zittende bestuur niet wenselijk achten. Minimaal 25 leden dienen in dat geval een kandidaatsbestuur uit hun midden voor te dragen tijdens de ALV.

artikel 11
lid 1: Het bestuur wordt tijdens de ALV door de stemgerechtigden gechargeerd en gedechargeerd door de ALV.
lid 2: Het bestuur vergadert, uitgezonderd de academische vakanties, een keer per maand en verder zo vaak als zij dit nodig acht.
lid 3: De bestuursvergaderingen vangen aan en vinden doorgang bij aanwezigheid van minimaal drie bestuursleden.

artikel 12
lid 1: In het geval tussentijdse vacatures binnen het bestuur ontstaan, wordt er binnen vier weken een bijzondere ALV bijeengeroepen.
lid 2: Het bestuur draagt zorg voor de uitvoering van de vrijgekomen functietaken.
lid 3: Het bestuur doet na het bekend worden van een nieuw bestuurslid binnen zeven dagen mededeling aan de leden als bedoeld in artikel 6 lid 1 van dit Huishoudelijk Reglement.

artikel 13
lid 1: In het geval een of meerdere bestuursleden zodanig gebrouilleerd zijn dat samenwerking niet meer mogelijk is, wordt per direct tezamen met de Raad van Advies een tijdelijke oplossing gezocht, welke binnen één week bekend wordt gemaakt aan de leden als bedoeld in artikel 5 lid 1 van dit Huishoudelijk Reglement.
lid 2: Binnen vier weken na de bekendmaking bedoeld in het eerste lid, wordt een bijzondere ALV bijeengeroepen waar tot een definitieve oplossing en diens vorm besloten wordt.

artikel 14
lid 1: Bestuurders kunnen te allen tijde door de ALV ter verantwoording worden geroepen.
lid 2: Een bestuurder beëindigt zijn of haar functie door eindiging van het verenigingsjaar met een goedgekeurde bestuurswisseling, door eigen opzegging, door royering of door de dood van de bestuurder.

artikel 15
lid 1: De voorzitter treedt namens de vereniging naar buiten toe op.
lid 2: De voorzitter heeft bij bestuursbesluiten een doorslaggevende stem in geval van staking van stemmen.

artikel 16
lid 1: De secretaris notuleert tijdens elke bestuursvergadering en ALV.
lid 2: De secretaris is verantwoordelijk voor de ledenadministratie.
lid 3: De secretaris houdt een alumnilijst bij.

artikel 17
lid 1: De penningmeester beheert alle gelden van de vereniging.
lid 2: De penningmeester draagt zorg voor het incasseren van alle aan de vereniging toekomende gelden en voor het voldoen aan haar financiële verplichtingen.
lid 3: De penningmeester heeft overleg met de penningmeester van iedere commissie omtrent de commissiebegroting.
lid 4: De penningmeester verzorgt de boekhouding van de inkomsten en uitgaven van de vereniging en presenteert tijdens de ALV de stand van zaken. Hierbij geeft de penningmeester een toelichting op gedane uitgaven van het afgelopen jaar en een raming van de toekomstige kosten in de komende periode.
lid 5: Het bestuur is in zijn geheel verantwoordelijk voor de financiën van zijn verenigingsjaar.

artikel 18
lid 1: De contributie wordt geïnd op een door het bestuur vast te stellen wijze en tijdstip.
lid 2: De penningmeester schrijft het lid aan zijn contributieschuld te voldoen.
lid 3: Bij het niet betalen van de contributie, kan de penningmeester na iedere vier weken waarin de betaling is uitgebleven besluiten tot een verhoging van 10% van het te betalen bedrag.
lid 4: Heeft een lid na vier maanden zijn contributie nog niet voldaan dan kan dit leiden tot betaling van de administratieve kosten en/of beëindiging van het lidmaatschap ingevolge artikel 6 van de Statuten.

artikel 19
lid 1: De commissaris intern draagt zorg voor de aansturing van de commissies.
lid 2: De commissaris intern houdt minimaal twee keer per jaar een vergadering met alle voorzitters van de commissies.
lid 3: De commissaris intern verzorgt het actieve ledenweekend of de actieve ledendag en de actieve ledenbedankdag.

artikel 20
lid 1: De commissaris extern onderhoudt de contacten met externe partijen.
lid 2: De commissaris extern draagt zorg voor alle sponsoring van de vereniging.
lid 3: De commissaris extern beheert de website en social media.

De commissies

artikel 21
lid 1: Elke commissie kent ten minste een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Het bestuur benoemt van elke commissie de voorzitter. De commissies kiezen uit hun midden een secretaris en een penningmeester van de commissie.
lid 2: De commissieleden worden voor een jaar benoemd, ingaande vanaf de ALV van het desbetreffende verenigingsjaar.
lid 3: De voorzitters van de commissies dienen aan het einde van het verenigingsjaar een draaiboek te schrijven voor hun opvolgers. Tevens schrijven de voorzitters een verslag over het afgelopen verenigingsjaar, welke in het jaarverslag dient te worden opgenomen.
lid 4: Commissieleden zijn van hun taken bevrijd door beëindiging van het verenigingsjaar, door beëindiging van hun functie tijdens de ALV, door royering of door hun dood.
lid 5: Commissieleden dienen te allen tijde hun taken en verantwoordelijkheden naar behoren uit te voeren.

artikel 22
De activiteitencommissie beoogt maandelijks twee activiteiten te organiseren, met uitzondering van vakantie- en tentamenperiodes. Zij is vrij in haar keuze, mits voorafgaand overleg met het bestuur heeft plaatsgevonden.

artikel 23
lid 1: De Asegacommissie verzorgt zoveel mogelijk twee keer per maand, gedurende een periode van 1 september tot en met 31 mei, de publicatie van artikelen zoals blogs, columns en interviews. Daarnaast zal de Asegacommissie driemaal per jaar een podcast verzorgen. De periode van publicatie wordt door het bestuur nader bepaald.
lid 2: De Asegacommissie mag zelf de inhoud van de artikelen en de podcasts bepalen, mits voorafgaand overleg met het bestuur heeft plaatsgevonden.
lid 3: De Asegacommissie draagt er zorg voor dat alle sponsoren, conform contract, vermeld worden in de Asega-artikelen en de podcasts.
lid 4: De auteursrechten op de inhoud van de artikelen en de podcasts behoren toe aan de vereniging.

artikel 24
lid 1: De buitenlandse reiscommissie verzorgt ieder verenigingsjaar de buitenlandse reis (hierna: reis). De bestemming wordt, na goedkeuring van het bestuur, vastgelegd.
lid 2: De buitenlandse reiscommissie draagt zorg voor de organisatie van de activiteiten tijdens de reis.
lid 3: De buitenlandse reiscommissie verzorgt naast de reis een pre- en een after-reisborrel.
lid 4: De buitenlandse reiscommissie organiseert de binnenlandse reis.

artikel 25
De symposiumcommissie verzorgt jaarlijks een symposium en twee kroegcolleges, mits voorafgaand overleg met het bestuur heeft plaatsgevonden.

artikel 26
lid 1: De pleitcommissie beoogt jaarlijks drie pleittrainingen te verzorgen.
lid 2: De pleitcommissie organiseert, in samenwerking met andere strafrechtverenigingen, de Nationale Pleitwedstrijd.
lid 3: Het staat de pleitcommissie vrij de invulling van de pleittrainingen te bepalen, mits voorafgaand overleg met het bestuur heeft plaatsgevonden.

Kascommissie

artikel 27
lid 1: De kascommissie bestaat uit tenminste drie leden, waarbij de voorkeur uitgaat naar leden die in het verleden penningmeester van het bestuur zijn geweest.
lid 2: De kascommissie wordt tijdens de ALV benoemd voor de duur van een verenigingsjaar.
lid 3: De kascommissie onderzoekt tweemaal per verenigingsjaar de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de ALV verslag uit van haar bevindingen.
lid 4: De kascommissie geeft advies over het gevoerde beleid omtrent de financiën.
lid 5: De penningmeester dient de kascommissie alle financiële stukken te doen toekomen welke zij nodig heeft voor de kascontrole.
lid 6: Goedkeuring van de rekening en verantwoording door de ALV kan pas plaatsvinden nadat de kascommissie verslag van haar bevindingen heeft uitgebracht. Goedkeuring van de rekening en verantwoording door de ALV strekt tot decharge van het bestuur, voor zover een en ander uit de stukken blijkt.

Raad van Advies

artikel 28
lid 1: De vereniging kent een Raad van Advies, welke bestaat uit oud bestuursleden of personen uit het werkveld die niet actief bij de vereniging zijn betrokken.
lid 2: De Raad van Advies bestaat uit minimaal vijf en maximaal tien leden. De leden dienen tijdens de ALV te worden benoemd.
lid 3: De aanstellingstermijn voor leden van de Raad van Advies is onbepaald.
lid 4: De Raad van Advies wisselt niet in zijn totaliteit. Maximaal de helft van het aantal zittende leden kan ineens aftreden. De resterende zittende leden dragen op eigen initiatief, of op initiatief van het bestuur nieuwe leden aan.
lid 5: De Raad van Advies adviseert gevraagd, dan wel ongevraagd het bestuur.

Disputen

artikel 29
Simon van der Aa heeft alleen erkende disputen.

artikel 30
Onder erkende disputen worden groepen leden en/of oud-leden van de vereniging verstaan, die van het
bestuur van Simon van der Aa (hierna: bestuur) toestemming hebben gekregen, zich een dispuut van
Simon van der Aa te noemen.

artikel 31
lid 1: Toestemming wordt schriftelijk gevraagd aan het bestuur.
lid 2: Om de toestemming genoemd in artikel 30 van dit Huishoudelijk Reglement te verkrijgen, dienen de (beoogde) activiteiten van de groep leden en/of oud-leden van de vereniging in de geest van de vereniging te zijn. Dit is ter beoordeling
aan het bestuur.
lid 3: Toestemming wordt schriftelijk verleend aan de voorzitter van het dispuut en dient te worden
ondertekend door het voltallige bestuur, alsmede door de voorzitter van het dispuut. De secretaris van het
bestuur behoudt dit geschrift in de bestuursadministratie.

artikel 32
Erkenning van het dispuut is voor onbepaalde tijd en is geenszins gebonden aan de zittingsduur van het
bestuur.

artikel 33
lid 1: Het bestuur is te allen tijde gerechtigd om het dispuut zijn erkenning als dispuut van Simon van der
Aa te ontnemen indien:
a) Statuten of reglementen van Simon van der Aa niet of onvoldoende worden nageleefd door
het dispuut.
b) Het dispuut uit minder dan acht leden bestaat.
c) Het dispuut niet of onvoldoende relevante activiteiten organiseert.
d) Het dispuut de vereniging op enig andere wijze benadeelt of heeft benadeeld.
lid 2: Hetgeen in lid 1 staat geschreven ligt ter beoordeling aan het bestuur.
lid 3: Het bestuur legt zijn besluit als bedoeld in lid 1 voor aan de Raad van Advies, alvorens het tot een
definitief besluit komt.
lid 4: Van het ontnemen van de erkenning van het dispuut brengt het bestuur alle leden schriftelijk op de
hoogte.
lid 5: Het bestuur dient de mededeling, als bedoeld in lid 4, te voorzien van een deugdelijke motivering, op straffe van nietigverklaring van het ontnemen van de erkenning.

artikel 34
lid 1: Van het ontnemen van erkenning als dispuut van Simon van der Aa doet het bestuur schriftelijk
mededeling aan de voorzitter van het dispuut.
lid 2: Het dispuut houdt op het moment van mededeling aan de voorzitter van het dispuut, op te bestaan.
lid 3: Het bestuur dient het ontnemen van de erkenning deugdelijk en schriftelijk te motiveren op straffe
van nietigverklaring van het ontnemen van de erkenning.

artikel 35
lid 1: Tegen het ontnemen van de erkenning kan het dispuut binnen twee weken schriftelijk bezwaar
indienen bij het bestuur.
lid 2: Indien het bezwaar door het bestuur niet dadelijk wordt gehonoreerd, roept het bestuur binnen vier
weken een Algemene Ledenvergadering bijeen.
lid 3: Nietigverklaring van het ontnemen van de erkenning geschiedt bij absolute meerderheid van
stemmen.
lid 4: Nietigverklaring van het ontnemen van de erkenning heeft terugwerkende kracht tot het moment als
bedoeld in artikel 34 lid 2 van dit Huishoudelijk Reglement.

artikel 36
Tijdens een Algemene Ledenvergadering geeft het bestuur de leden een overzicht van de disputen van
Simon van der Aa.

artikel 37
Om erkend te worden als dispuut van Simon van der Aa dient het dispuut zijn eigen statuten op te stellen.
Deze dienen te worden ondertekend door de voorzitter van het dispuut op het moment van erkenning.

artikel 38
In de statuten wordt in ieder geval opgenomen;
lid 1: De naam en doelstelling van het dispuut.
lid 2: Welke voorwaarden gesteld worden aan lidmaatschap van het dispuut.
lid 3: Een uitdrukkelijke aansprakelijkheidsstelling van het dispuut voor eventuele, door het dispuut
veroorzaakte schade, alsmede een uitsluiting van iedere aansprakelijkheid hiervoor van Simon van der
Aa.

artikel 39
lid 1: De statuten en reglementen van het dispuut mogen niet in strijd zijn en/of komen met de statuten en
reglementen van Simon van der Aa.
lid 2: De statuten en reglementen van het dispuut liggen ter inzage bij het bestuur. Deze kunnen door
leden te allen tijde worden opgevraagd bij de secretaris.
lid 3: Indien het dispuut zijn statuten wil wijzigen, dient de voorzitter van het dispuut hiervan melding te
doen aan het bestuur, alvorens tot wijziging over te gaan. Na wijziging deponeert de voorzitter van het
dispuut de nieuwe statuten bij de secretaris van het bestuur.

artikel 40
lid 1: Het dispuut heeft een voorzitter. De voorzitter fungeert als aanspreekpunt voor het bestuur.
lid 2: Het dispuut bestaat uit ten minste acht leden. Alle leden van het dispuut dienen lid en/of oud-lid te
zijn.
lid 3: Het dispuut verplicht zich ieder studiejaar ten minste een nieuw lid aan het
dispuut toe te voegen.

artikel 41
lid 1: De voorzitter van het dispuut doet minimaal twee keer per verenigingsjaar schriftelijk verslag van
de samenstelling en activiteiten van het dispuut.
lid 2: Verslaglegging als bedoeld in lid 1 geschiedt zowel twee weken voor de Algemene
Ledenvergadering, alsmede twee weken voor de Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering.
lid 3: Het bestuur kan tevens te allen tijde schriftelijk verslag als bedoeld in lid 1 opvragen. De voorzitter
van het dispuut dient dit verslag binnen twee weken na aanvraag schriftelijk te overleggen.

artikel 42
lid 1: Externe activiteiten van het dispuut dienen in de geest van de vereniging te zijn.
lid 2: De door het dispuut te organiseren activiteiten mogen geenszins de activiteiten van Simon van der
Aa negatief beïnvloeden. Hiertoe vindt voldoende overleg plaats tussen het bestuur en de voorzitter van
het dispuut.

artikel 43
lid 1: Het dispuut is financieel onafhankelijk van Simon van der Aa en voert een afzonderlijke, gesloten
boekhouding.
lid 2: Het dispuut kan een financiële bijdrage van Simon van der Aa vragen, wanneer deze bijdrage in het
belang is van de leden van Simon van der Aa. Het bestuur is hiertoe echter niet verplicht.

artikel 44
Het bestaan van het dispuut mag onder geen beding negatief interfereren met sponsoren, te benaderen
door Simon van der Aa, alsmede met sponsorgelden, te innen door Simon van der Aa.

artikel 45
Simon van der Aa sluit uitdrukkelijk iedere aansprakelijkheid uit voor door het dispuut veroorzaakte
schade.

artikel 46
lid 1: Het dispuut heeft geen recht op gebruik van faciliteiten die aanwezig zijn ten behoeve van Simon
van der Aa.
lid 2: Van lid 1 kan met toestemming van het bestuur worden afgeweken.

artikel 47
Lidmaatschap van het bestuur is onverenigbaar met het lidmaatschap van een dispuut.

artikel 48
lid 1: Tegen besluiten en/of beoordelingen van het bestuur op grond van artikel 31 lid 2, artikel 39 lid 1, artikel 42, artikel 44 en artikel 46 lid 2 van dit Huishoudelijk Reglement kan het dispuut in beroep bij de Raad van Advies.
lid 2: Het beroep, als bedoeld in lid 1, wordt schriftelijk ingediend bij de voorzitter van de Raad van Advies. Hiertoe kan het postvak van Simon van der Aa worden aangewend.
lid 3: De Raad van Advies kan, wanneer het dispuut in beroep is gegaan, de besluiten en/of beoordelingen van het bestuur als bedoeld in lid 1 vernietigen.
lid 4: Na vernietiging als bedoeld in lid 3 dient het bestuur zijn besluit en/of beoordeling te heroverwegen en het nieuwe besluit en/of de nieuwe beoordeling deugdelijk te motiveren.

Boetes

artikel 49
lid 1: Het bestuur kan boetes opleggen aan leden die zich hebben opgegeven voor verenigingsactiviteiten, maar daarbij absent zijn zonder het bestuur daarvan binnen een redelijke termijn met een gegronde en onderbouwde reden op de hoogte te hebben gebracht. De hoogte van deze boete kan niet meer bedragen dan de kosten van de betreffende verenigingsactiviteit voor niet-leden. Het bestuur bepaalt de redelijke termijn.
lid 2: Het bestuur is bevoegd in bijzondere gevallen gehele of gedeeltelijk ontheffing van de verplichting van leden tot het betalen van een boete te verlenen. 

Huishoudelijk Reglement goedgekeurd door de Algemene Ledenvergadering d.d. 3 juli 2024.

Voorzitter
Naomi van der Meulen

Secretaris
Nienke Weij

Penningmeester/ vervangend commissaris intern
Myrthe Schat

Commissaris intern
Nanon Krikke